Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta un profesional que tiene que comunicarse en inglés en su trabajo es la redacción de e-mails formales en esta lengua. Al igual que con la correspondencia por carta, un e-mail también requiere de unos formalismos y pautas que no debemos saltarnos. Y es que, el hecho de que una comunicación sea vía electrónica no nos exime de ser muy cuidadosos con el tono y las expresiones que utilizamos.

Así, pues, te damos las pautas para que escribas un e-mail formal de manera correcta:

1. ASUNTO (SUBJECT):
En contra de lo que pueda parecer, el asunto es una de las partes más importantes del correo. No caigamos en el error de poner “Hello” o una expresión similar esperando que el receptor se encuentre con el motivo de tu correo en el interior. El asunto hará que lo abra o no, así que debes ser claro y conciso. Por ejemplo, puedes usar la frase que mejor defina el contenido.

Ejemplos: “Marketing Strategy Plan 2018-2019”; “Sales Meeting 101/06/2018”; “Agenda for Meeting 10/06/2018”; “Information request” o “Application for CEO position – (tu nombre) CV”.

2. E-MAIL:

a) SALUDO (GREETING):
Es absolutamente imprescindible adecuar el saludo a tu relación con el receptor. Es decir, si le conoces o si no le conoces. En el caso de los correos electrónicos formales, las expresiones correctas serían:

Si le conoces: “Dear Mr./ Ms. Smith”. Ten en cuenta que Mr. es para hombre y Ms. para mujer.

Si no le conoces: “Dear Sir/Madam” (singular, cuando no sabes si el destinatario es hombre o mujer o si no sabes su nombre) o “To whom it may concern” (“A quien pueda interesar).

b) CUERPO DEL E-MAIL (E-MAIL BODY):
En el cuerpo del correo comenzaremos con exponer el motivo del e-mail:

“I am writing in reference to…”
“I am writing with regard to…”
“I am contacting you to…”
“I am writing in connection with…”
“I would like to ask you about…”

Si se pide información, se puede introducir con estas frases:

“I would appreciate it if you could send me detailed information about…”
“Would you please send me more information about…?”
“I am interested in… and I would like to know…”

Es importante que no se usen contracciones en el cuerpo del correo ni tampoco abreviaturas en los e-mails formales, por ejemplo cuando aplicas para un puesto de trabajo. Es decir, no escribir “I’m interested in…” o “I’d like to ask you about…”. Esta norma es más flexible en correos de trabajo, sobre todo si ya has tenido un contacto previo con el destinatario.

Es importante destacar que para comenzar un correo no debe usarse el presente simple sino el presente continuo en expresiones como “I am writing in reference…” (no “I write in reference…”) o “I am contacting you…” (“I contact you…”).

Otras frases que te pueden ser de utilidad son:
“I am writing on behalf Mr. Juan García regarding…” (si escribes de parte de otra persona)
“I would really appreciate if you could…”
“We regret to inform you that…” (“Lamentamos informarle de que…”)
“Please find the attached file regarding…” (si adjuntas un archivo)

3. CIERRE Y DESPEDIDA (CLOSING):
Por lo que respecta al cierre, hay unas cuantas expresiones que puedes memorizar y que te permitirán finalizar un correo electrónico formal de la mejor manera.

“Thank you for your assistance in this matter./ Thank you for your help.” (para agradecer la ayuda).
“If you need further assistance do not hesitate to contact me. / If you have any questions, do not hesitate to contact me.” (para ofrecerte a resolver sus dudas).
“I look forward to hearing from you / I am looking forward to hearing from you” (“Espero noticias suyas.”).

Y como despedida, estas son algunas expresiones formales:
“Yours sincerely,” (si conoces al destinatario)
“Yours faithfully,” (si no conoces al destinatario)
“Best wishes,” (“Mis mejores deseos”)
“Kind regards,” (“Saludos”)

Y no te olvides de firmar el correo con tu nombre, apellidos y cargo.