Un dels reptes més importants als quals s’enfronta un professional que ha de comunicar-se en anglès en el seu treball és la redacció d’e-mails formals en aquesta llengua. Igual que amb la correspondència per carta, un e-mail també requereix d’uns formalismes i pautes que no hem de saltar-nos. I és que, el fet que una comunicació sigui via electrònica no ens eximeix de ser molt acurats amb el to i les expressions que utilitzem.
Així, doncs, et donem les pautes perquè escriguis un e-mail formal de manera correcta:
En contra del que pugui semblar, l’assumpte és una de les parts més importants del correu. No caiguem en l’error de posar “Hello” o una expressió similar esperant que el receptor es trobi amb el motiu del teu correu a l’interior. L’assumpte farà que ho obri o no, així que has de ser clar i concís. Per exemple, pots usar la frase que millor defineixi el contingut.
Exemples: “Màrqueting Strategy Pla 2018-2019”; “Sales Meeting 101/06/2018”; “Agenda for Meeting 10/06/2018”; “Information request”o “Application for CEO position – (el teu nom) CV”.
a) SALUTACIÓ (GREETING):
És absolutament imprescindible adequar la salutació a la teva relació amb el receptor. És a dir, si el coneixes o si no el coneixes. En el cas dels correus electrònics formals, les expressions correctes serien:
Si el coneixes: “Dear Mr./ Ms. Smith”. Tingues en compte que Mr. és per a home i Ms. per a dona.
Si no el coneixes: “Dear Sir/*Madam” (singular, quan no saps si el destinatari és home o dona o si no saps el seu nom) o “To whom it mayconcern” (“A qui pugui interessar).
b) COS DE L’E-MAIL (E-MAIL BODY):
En el cos del correu començarem amb exposar el motiu de l’e-mail:
“I am writing in reference to…”
“I am writing with regard to…”
“I am contacting you to…”
“I am writing in connection with…”
“I would like to ask you about…”
Si es demana informació, es pot introduir amb aquestes frases:
“I would appreciate it if you could send me detailed information about…”
“Would you please send me more information about…?”
“I am interested in… and I would like to know…”
És important que no s’usin contraccions en el cos del correu ni tampoc abreviatures en els e-mails formals, per exemple quan apliques per a un lloc de treball. És a dir, no escriure “I’m interested in…” o “I’d like to ask you about…”. Aquesta norma és més flexible en correus de treball, sobretot si ja has tingut un contacte previ amb el destinatari.
És important destacar que per començar un correu no ha d’usar-se el present simple sinó el present continu en expressions com a “I am writing in reference…” (no “I write in reference…”) o “I am contacting you…” (“I contact you…”).
Altres frases que et poden ser d’utilitat són:
“I am writing on behalf Mr. Juan García regarding…” (si escrius de part d’una altra persona)
“I would really appreciate if you could…”
“We regret to inform you that…” (“Lamentem informar-li que…”)
“Please find the attached file regarding…” (si adjuntes un arxiu)
Pel que fa al tancament, hi ha unes quantes expressions que pots memoritzar i que et permetran finalitzar un correu electrònic formal de la millor manera.
“Thank you for your assistance in this matter./ Thank you for your help.” (per agrair l’ajuda).
“If you need further assistance do not hesitate to contact me. / If you have any questions, do not hesitate to contact me.” (per oferir-te a resoldre els seus dubtes).
“I look forward to hearing from you / I am looking forward to hearing from you” (“Espero notícies seves.”).
“Yours sincerely,” (si coneixes al destinatari)
“Yours faithfully,” (si no coneixes al destinatari)
“Best wishes,” (“Els meus millors desitjos”)
“Kind regards,” (“Salutacions”)
I no t’oblidis de signar el correu amb el teu nom, cognoms i càrrec.
